La resa dei conti: stai perdendo migliaia di euro in rimborsi?

Rimborsi e rendicontazione delle spese dell'amministratore con E-CEO

Ecco come la diversa gestione dei rimborsi e della rendicontazione determina una differenza di guadagno di quasi 5000 euro per due amministratori… della stessa azienda.

Sergio e Giovanni sono gli amministratori di Medea SRL (nome inventato), una PMI nata da poco ma molto ben avviata. Per entrambi è la prima esperienza di questo tipo: fino a quel momento, Sergio ha lavorato come consulente finanziario e Giovanni come responsabile HR di una grande azienda.

Quello di avviare la propria attività insieme era il sogno condiviso da sempre, ma prima di lanciarsi in questa avventura hanno fatto i compiti a casa, analizzando il mercato, progettando il modello di business e pianificando – nei limiti del possibile – entrate, uscite e costi per l’avvio dell’attività.

Il lavoro è moltissimo e li tiene fuori dall’ufficio per la maggior parte del tempo: bisogna incontrare i fornitori, intercettare i clienti, fare sopralluoghi… Ma né Sergio né Giovanni risparmiano le proprie energie, dopo essersi divisi equamente il lavoro e le trasferte.

Eppure, a fine anno, a parità di lavoro e retribuzione i ricavi di Sergio superano quelli di Giovanni di quasi 5.000 euro.

Come è possibile?

Per scoprirlo, facciamo un passo indietro.

Stesso incarico, approccio differente

Sergio e Giovanni sono amministratori della stessa azienda, ma il loro approccio alla rendicontazione è molto differente

Sergio sceglie di volta per volta il tipo di rimborso più adatto alle circostanze mentre Giovanni, per non perdere tempo prezioso con la rendicontazione, a volte neppure se ne cura.

Rimborsi per trasferte in Italia

La sede di Medea è a Pavia, ma la maggior parte dei clienti si trova a Milano. 

Sergio e Giovanni si sono divisi equamente gli appuntamenti, ed entrambi conservano sempre i titoli di viaggio di treno e metropolitana (sanno cosa vuol dire guidare a milano arrivando da fuori e se ne guardano bene) o le ricevute del taxi per il rimborso.

Ma, a ritorno da ogni appuntamento a Milano, Sergio ha compilato la documentazione  e ha ricevuto un  rimborso spese forfettario, che gli garantisce che il rimborso percepito non concorra alla formazione del reddito da lavoro fino all’importo di 46,48 euro anche per poche ore di trasferta.

Moltiplicalo per 3-4 trasferte brevi a settimana, et voilà.

(Qui invece puoi scoprire i segreti del rimborso chilometrico).

Rimborsi per trasferte all’estero

Per un nuovo cliente di rilievo, Giovanni e Sergio sono partiti alla volta di Parigi per una trasferta di un paio di giorni.

Per non dover perdere tempo a collezionare ricevute, biglietti e scontrini, Giovanni decide che compilerà il modulo di rimborso spese forfettario, che gli garantisce, poiché la trasferta è all’estero, un tetto di 77,46 al giorno che non concorre alla formazione del reddito da lavoro.

Sergio invece prevede che le spese saranno consistenti, e opta per il rimborso analitico – o a piè di lista – che non prevede nessun tetto all’esenzione, purché tutte le spese dedotte siano attentamente documentate (scopri le differenze qui) .

Alla fine dei due giorni di trasferta, le spese di vitto e alloggio sfiorano i 300 euro ciascuno (ah, Parigi!).

Il rimborso forfettario garantisce a Giovanni un importo esentasse pari a 154,92 (77,46×2 giorni di trasferta). I restanti 145,08, pur rimborsati dall’azienda, saranno regolarmente tassati come reddito da lavoro.

Anche Sergio, dopo aver compilato il modello per rimborso analitico, si vede riaccreditare lo stesso importo – ma esentasse.

Rimborsi: il segreto di Sergio

A fine anno, conti alla mano, Giovanni ha perso quasi 5.000 euro di sgravi fiscali rispetto a Sergio. 

Ok, ora penserai che Sergio dev’essere una specie di maniaco della contabilità.

Ma ti stupiresti se dicessi che, invece, quello più disordinato dei due è proprio Sergio? Solo che Sergio usa E-CEO, l’assistente digitale che consente l’archiviazione dei titoli di spesa.

Per ogni ricevuta o scontrino eligibile, Sergio scatta una foto e la carica via app, senza doversi più preoccupare di perderla.

Per ogni trasferta che può dare origine a un rimborso forfettario invece, E-CEO calcola automaticamente gli importi corrispondenti incrociando i dati dell’agenda virtuale di Sergio con i suoi spostamenti su Maps.

A fine mese, E-CEO esegue la rendicontazione automatica per le spese e i relativi rimborsi e calcola in autonomia gli sgravi fiscali che gli spettano.
Cosa stai aspettando? Prova anche tu i vantaggi della Rendicontazione Automatica di E-CEO.

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