Rimborso forfettario, misto o a piè di lista: quale scegliere?

Rimborso spese forfettario., misto, a piè di lista

Rimborso spese: forfettario, misto o a piè di lista? In questo articolo scoprirai quali sono le principali differenze e come risparmiare scegliendo volta per volta il modello di rimborso migliore.

C’è rimborso e rimborso: soprattutto dal punto di vista fiscale. La particolarità dei rimborsi infatti, è che in presenza di determinate condizioni non concorrono a formare il reddito da lavoro. Vale a dire che, non costituendo un arricchimento per il lavoratore, non sono tassate. E ci mancherebbe.

Ma siccome gli importi e la tipologia di spese coperti dall’esenzione variano a seconda della modalità di rimborso che applichi, devi fare molta attenzione per non rischiare di pagare più tasse del dovuto.

La trasferta

Attenzione: il legislatore prevede l’esenzione per il rimborso solo in caso di trasferta, cioè di attività lavorativa svolta fuori dal comune in cui l’amministratore svolge abitualmente il suo lavoro.

Diversamente, le spese rimborsate contribuiranno a formare reddito da lavoro (con l’eccezione dei rimborsi di spese di trasporto, purché provate dalla documentazione idonea).

Tipologie di rimborso

Esistono diversi sistemi di rimborso spese per la trasferta: il rimborso forfettario e il rimborso a piè di lista e quello misto, che è una via di mezzo tra i primi due.

Sono tutti sistemi che consentono di escludere le somme rimborsate dal reddito da lavoro dipendente e dalle relative imposte, ma hanno soglie e modalità diverse, che rendono ciascuno più adatto ad alcune circostanze, e meno ad altre.

Rimborso spese forfettario

Il rimborso spese forfettario prevede appunto una somma corrisposta a forfait per coprire le spese sostenute durante la trasferta. 

Queste somme sono fissate dal legislatore (D.P.R. n. 917/1986, art. 51 comma 5) e sono rispettivamente

  • 46,48 € al giorno per trasferte in Italia (ma in un comune diverso da quello della sede di lavoro abituale);
  • 77,46 € al giorno per le trasferte all’estero.

Per maturare l’indennità non occorre una trasferta di un’intera giornata: il rimborso è riconosciuto anche per una trasferta di poche ore. 

Questo significa che una trasferta di un paio d’ore, ad esempio in un comune vicino a quello della sede di lavoro, garantirà comunque un rimborso esentasse per l’intero importo.

In questi importi la legge fa rientrare spese per il vitto e l’alloggio che, nel limite indicato, non dovranno essere documentate ma saranno corrisposte appunto in via forfettaria.

In aggiunta a queste, è possibile ottenere un rimborso esente da tassazione per le spese di trasporto e di viaggio, purché siano documentate. Questo vale anche in caso di rimborso chilometrico.

Tutti i rimborsi ulteriori invece, anche se documentati, saranno tassati regolarmente.

Rimborso spese a piè di lista

Il rimborso a piè di lista è anche detto analitico perché prevede un’attenta documentazione di tutte le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, il cui rimborso non costituirà reddito da lavoro dipendente.

Il vero punto di forza del metodo a piè di lista è che le spese indicate qui sopra, se giustificate dalla documentazione corrispondente (scontrino del ristorante, biglietti del treno, ricevuta dell’albergo ecc.) possono essere rimborsate senza limiti d’importo.

Altre spese invece possono essere rimborsate anche senza documentazione (per così dire in via forfettaria) ma entro il limite di 15,49 € per le trasferte in Italia e 25,82 € per le trasferte all’estero. Eventuali rimborsi delle spese non documentate che superano questi importi, andranno a costituire reddito da lavoro dipendente per la parte eccedente.

Tutte le spese vanno annotate in una nota spese da presentare al datore di lavoro, allegando la documentazione corrispondente (dove necessaria ai fini del rimborso) e indicando ovviamente gli estremi della trasferta.

Rimborso spese misto

Il rimborso misto possiede appunto caratteristiche intermedie tra quelli visti finora: oltre al reintegro di una somma giornaliera fissa, inferiore a quella propria del rimborso forfettario (30,99 € al giorno per le trasferte in Italia e 51,65 € all’estero) consente anche il rimborso delle spese sostenute, rendicontate in modo analitico. 

Nel rimborso misto, il limite di esenzione giornaliero per il rimborso delle spese di vitto è ridotto di un terzo rispetto al modello forfettario puro (30,98 €  in Italia, 51,64 €  all’estero). 

Lo stesso vale per il rimborso delle spese di alloggio.

In caso di rimborso sia per le spese di vitto che di alloggio, l’importo è ridotto di due terzi rispetto al modello forfettario (15,49 € giornalieri in Italia, € 25,82 all’estero).

Questo avviene perché il rimborso forfettario prestabilito può essere integrato, in questo modello, con il procedimento analitico.

Quale rimborso spese è il più conveniente?

Premesso che è l’azienda a stabilire quale tipologia di rimborso applicare, e che lo può fare volta per volta, cerchiamo di stabilire quale sia l’impostazione più vantaggiosa a seconda del tipo di trasferta. 

L’elemento discriminante è certamente il tempo. Per una trasferta di poche ore, e comunque per la maggior parte delle trasferte che si concludono nell’arco di una sola giornata, il modello vincente è certamente quello forfettario: l’importo di 46,48 euro è spesso più che sufficiente a coprire tutte le spese, considerando che il rimborso di quelle di viaggio e trasporto, anche chilometrico, è comunque consentito e costituisce una voce a sé. 

A queste condizioni infatti, il modello forfettario ti esime dal dover conservare ogni ricevuta e si rivela più pratico. Certo, se hai in programma di pranzare in un ristorante stellato tra un appuntamento e l’altro, probabilmente dovrai riconsiderare la tua scelta a favore del modello a piè di lista.

Oltre che in caso di abitudini alimentari a cinque stelle, il rimborso spese a piè di lista è da preferire in caso di trasferte di più giorni, per non dover tenere costantemente d’occhio il portafogli. L’assenza di un limite al rimborso vale di certo lo sforzo di conservare i documenti relativi alle spese, sforzo comunque mitigato da una somma dedicata alle “spese varie”, rimborsata in modo forfettario.

Ma come scegliere, volta per volta, il rimborso più adeguato alla situazione?

E se fosse l’intelligenza artificiale a scegliere per te?

La tentazione di stazionare per sempre sul lato forfettario del rimborso è forte, considerando la quantità di scartoffie – ricevute, biglietti, scontrini – che bisogna tenere da parte, e che in una trasferta di più giorni possono andare facilmente dispersi (e addio rimborso).

Ma c’è un’alternativa.

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Non devi far altro che fornire i dati della trasferta e caricare, volta per volta, i documenti per la rendicontazione. Sarà l’app a fare il resto, scegliendo per te il modello di rimborso più conveniente. E non ci pensi più.

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